Tenha maior controle de sua empresa com o sistema de gerenciamento de conversas
O segredo para ter maior segurança e controle de sua empresa pode estar no sistema de gerenciamento de conversas. Saiba mais!
Ter um sistema de gerenciamento de conversas é importante para o processo de atendimento ao cliente para proporcionar o melhor meio de comunicação interna entre os colaboradores de uma empresa.
Independentemente do aplicativo de mensagem instantânea usado, é fundamental que a empresa consiga gerenciar o seu atendimento e reforce as metas de seu empreendimento por meio da comunicação.
Geralmente, as empresas estão usando mais o WhatsApp e outros recursos de comunicação existentes nas redes sociais e no Google.
Dentre outras soluções, empresas que vendem produtos e serviços através da internet também optam pela utilização de chat online como forma de ampliar o processo de atendimento e atenção ao cliente.
Nesse sentido, ter um sistema de gerenciamento de conversas trará maior segurança e controle para a sua gestão. Acompanhe!
O que é um sistema de gerenciamento de conversas?
É referente a uma plataforma digital que registra todas as conversas realizadas entre a empresa e seu cliente. O registro pode recolher dados de conversas realizadas pelo telefone, WhatsApp, Messenger, Telegram, Chat Bot, entre outros.
Ao mesmo tempo em que a empresa utiliza um sistema de gerenciamento de dados, atendimento e conteúdo das conversas, ela deve aprimorar o uso de cada tipo de plataforma existente e disponibilizada para atender ao cliente.
Em muitos casos, o sistema permite gerenciar os dados em tempo real ou após o cadastro e armazenamento de todas as conversas.
Utilidade inicial
Esse tipo de sistema oferece grandes utilidades para empresas de diferentes portes e segmentos de mercados.
No ambiente interno da empresa, ele otimiza o processo de cadastro de clientes, registro de atendimento, registro de conteúdo de conversas, emissão de protocolos e direcionamento de atendimento mais personalizado conforme a necessidade e especificação de cada tipo de atendimento.
Ter acesso a um bom sistema de gerenciamento de conversas evita o surgimento de bloqueios e da antiga dificuldade em reunir mensagens, troca de informações e dados de atendimentos, contendo ainda todo o histórico de atendimento relativo a um produto ou serviço.
Esse sistema auxilia bastante a aperfeiçoar a relação de atendimento, vendas e suporte junto ao cliente, e ajuda também a indicar quais são as principais demandas de determinado público.
A gestão da empresa precisa ter uma grande visão sobre as atitudes de sua equipe e em quais pontos a empresa pode e deve melhorar.
A melhor plataforma de atendimento
Existem plataformas que funcionam offline somente para armazenar conversas e protocolos, mas além da intranet, as plataformas mais modernas utilizam servidores na internet em nuvens para ampliar as possibilidades de registro de conversas, guarda do conteúdo e rápido compartilhamento do conteúdo da conversa e da questão a ser direcionada ou resolvida.
Isso permite ao administrador acompanhar as questões em tempo real, melhorando a qualidade do atendimento e até mesmo a programar mensagens automáticas para aberturas de atendimentos, envio automáticos de protocolos e de documentos e cadastro automatizado de tokens e assinaturas digitais.
Estratégia CRM
Quando falamos em CRM, nos referimos à gestão de relacionamento com o cliente, que depende de boas práticas e culturas que de fato coloquem o cliente em primeiro lugar, com processos de atendimento e de relacionamento profissional que atendam às principais demandas de tempo e de qualidade favorável ao cliente.
Com o planejamento do CRM, é possível criar a categoria de cliente podendo fazer mapeamento, organizar a jornada de compra de cada cliente e treinar o diálogo a ser realizado com o cliente.
Permite ainda o pleno gerenciamento de leads (público de interesse abrangente ou inicial) com aplicação de métodos que personalizam os trabalhos e soluções adaptadas a cada tipo de cliente.
Principais vantagens
Dentre as principais vantagens, contar com um bom sistema de gerenciamento de conversas com clientes e parceiros de negócio eleva a qualidade do atendimento.
Proporciona integrar o atendimento, concentrando vários atendentes em um mesmo canal, cria uma boa base de contatos, programa mensagens, unifica diferentes canais de comunicação como messenger, WhatsApp, gestão de leads e cliente mais personalizada e aplicação de diferentes metodologias de atendimento e de vendas.
Essas são as principais vantagens que o responsável pelo atendimento pode contar ao implantar esse tipo de sistema.
Implementando WhatsApp Business
No processo de instalação desse tipo de sistema, é importante dar atenção ao WhatsApp Business que se consolidou como um importante canal de atendimento, serviço e de vendas para empresas de diferentes portes.
Trata-se de um aplicativo de mensagens que acelera a comunicação entre marcas e clientes.
O WhatsApp dedicado para consumidores tem sido bastante utilizado e deve ser inserido no planejamento de todos os sistemas de otimização de conversas.
Essa ferramenta, na prática, oferece inúmeras possibilidades de suporte, vendas e de atendimento para diferentes questões e mercados — fortalece o trabalho remoto, ajuda bastante, principalmente, a atuação de pequenos empresários que atuam no mercado local ou através de vendas via internet de forma orientada.
Ao mesmo tempo, imagine perder todas as conversas guardadas nos históricos do WhatsApp?
Nesse caso, a empresa, independente do porte, deve investir na adesão de um bom sistema de gerenciamento de conversas, mesmo que ela utilize somente o WhatsApp ou outros aplicativos de conversas instantâneas.
Canal de atendimento
Toda empresa pode e deve investir nos melhores canais de atendimento ao cliente.
Além do tradicional telefone, é mais comum os clientes procurarem pelo número de WhatsApp da empresa, entrar em contato com a empresa via messenger do Facebook ou Instagram, e buscar ser atendido para resolver diferentes questões ou pendências.
O WhatsApp, por exemplo, se consolidou como um dos principais meios de comunicação, além do Facebook e do chat bot. E todos os conteúdos das conversas devem ser registrados, protocolados e arquivados no histórico com a ajuda de um bom sistema de gestão de conversas.
Conte com o sistema de gerenciamento de conversas da Zap Contábil
A implementação desse tipo de sistema é crucial para melhorar o atendimento da empresa, aprimorar os métodos de CRM e, principalmente, registrar e documentar o histórico de todas as conversas de forma rápida e compartilhada entre os colaboradores da empresa.
Nesse sentido, saiba que a Zap Contábil apresenta o mais completo sistema para gerenciamento de conversas que vai ajudar o seu negócio a aproximar e fidelizar seus clientes.
Portanto, se você busca um sistema com todas as vantagens que listamos acima, não deixe de conferir os nossos planos para empresas e conferir de perto todos os recursos da Zap Contábil!